Polityka prywatności

Stan na: 1 października 2026 (wersja 1.9.1)

Pełna wersja online: https://archivalis-ai.com/privacy

1. Administrator danych

Administratorem danych w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) jest:

Andreas Paul Galinski
Andreas Galinski IT-Dienstleistungen & Softwareentwicklung (Archivalis-AI)
Höher Weg 23
58511 Lüdenscheid
Niemcy
E-mail: contact@archivalis-ai.com

2. Zasada: Privacy by Design

Archivalis Ai - Files została zaprojektowana zgodnie z zasadą „Privacy by Design”. Przetwarzanie plików odbywa się w miarę możliwości lokalnie, na urządzeniu użytkownika. Oprogramowanie samo z siebie nie wysyła żadnych danych telemetrycznych ani danych o użytkowaniu.

Po wybraniu w ustawieniach w sekcji „Dostawca AI” usługi AI w chmurze oraz podaniu własnego klucza API (lub gdy przy ustawieniu „Automatycznie” z powodu braku skonfigurowanej lokalnej AI używany jest zapisany klucz usługi w chmurze), treści przeznaczone do przetworzenia (np. tekst dokumentu, zdjęcia lub klatki wideo) wraz z powiązanymi metadanymi są przekazywane do wybranego dostawcy — w zależności od funkcji np. nazwa pliku, nazwy folderów nadrzędnych, istniejąca struktura folderów folderu docelowego, tagi muzyczne (wykonawca, tytuł, album, rok, gatunek, numer utworu), przykłady wyuczone z wcześniejszych sortowań (poprawki, nazwy nadawców i tytuły) oraz, przy włączonym ustalaniu nazw miejsc (sekcja 3a), ustalone nazwy miejsc. Zdjęcia są przy tym ponownie kodowane, dzięki czemu osadzone w nich metadane (np. dane EXIF o wykonaniu zdjęcia wraz ze współrzędnymi GPS) nie są przesyłane; dokumenty są przekazywane jako tekst. W przypadku podsumowania przez AI pojedynczych plików audio i wideo przesyłany jest sam plik wraz z osadzonymi w nim metadanymi. Przy korzystaniu wyłącznie z modeli lokalnych oraz głosów Chatterbox lub Windows żadne treści nie opuszczają urządzenia użytkownika (wyjątki: sekcje 3a do 3c).

3. Opcjonalne usługi AI w chmurze podmiotów trzecich

Jeśli użytkownik skonfiguruje własne klucze API dla usług AI w chmurze (np. Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude) i wybierze AI w chmurze jako dostawcę AI, treści przeznaczone do przetworzenia są przekazywane do danego dostawcy.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona poprzez aktywne włączenie funkcji i wprowadzenie własnego klucza API).
• Odbiorca: Wybrany przez użytkownika dostawca (dla użytkowników w EOG i w Szwajcarii: OpenAI Ireland Ltd. lub Anthropic Ireland, Limited, a w przypadku Google spółka Google wskazana w warunkach korzystania z Gemini API; dla użytkowników spoza tego obszaru: OpenAI, L.L.C., Anthropic, PBC lub Google LLC), z możliwym przetwarzaniem danych poza UE/EOG (w tym w USA). Przekazywanie danych do USA opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, o ile dostawca posiada odpowiednią certyfikację, a w pozostałym zakresie na standardowych klauzulach umownych dostawcy.
• Kontrola: Administrator nie ma wpływu na przetwarzanie danych przez dostawców zewnętrznych. Obowiązuje polityka prywatności danego dostawcy. Zaleca się jej sprawdzenie przed aktywacją.
• Bezpłatne limity: W przypadku bezpłatnych limitów API dostawcy mogą wykorzystywać przesłane treści do ulepszania swoich usług. Zgodnie z warunkami korzystania z Gemini API w odniesieniu do użytkowników w EOG, w Szwajcarii i w Zjednoczonym Królestwie Google nie wykorzystuje treści do ulepszania swoich produktów, także w ramach bezpłatnego limitu. Decydujące są aktualne warunki własnego konta użytkownika u dostawcy.
• Wycofanie zgody: Użytkownik może w każdej chwili ponownie wybrać lokalną AI lub usunąć zapisany klucz API.
• Opcjonalna anonimizacja: Przed wysłaniem treści do dostawcy w chmurze można w ustawieniach włączyć poszczególne filtry (numery IBAN/kart, kwoty, imiona i nazwiska, numery telefonów, adresy e-mail, adresy pocztowe, dane urodzenia, numery klienta, umów, identyfikatory podatkowe i inne numery identyfikacyjne) oraz tryb „Maksymalna anonimizacja”, który włącza wszystkie filtry i dodatkowo zastępuje symbolami zastępczymi każdą liczbę w tekście dokumentu. Przy analizie dokumentów i podcaście za pomocą przycisku „Co zostanie wysłane?” można przed wysłaniem wyświetlić dokładny, już przefiltrowany tekst. Filtry te zwiększają ochronę danych, ale nie gwarantują pełnej anonimizacji. Filtry obejmują teksty dokumentów i nazwy plików w analizie dokumentów, podcaście i sortowaniu dokumentów i działają wyłącznie przy wysyłaniu treści do AI w chmurze; nie obejmują zdjęć (pokaz slajdów), tagów muzycznych, nazw folderów ani nazw miejsc. Przy lokalnej AI żadne treści nie opuszczają urządzenia użytkownika. Przyporządkowanie symboli zastępczych do wartości oryginalnych pozostaje wyłącznie w pamięci operacyjnej urządzenia użytkownika. Po otrzymaniu odpowiedzi Archivalis lokalnie przywraca wartości oryginalne; przyporządkowanie nie jest ani zapisywane, ani przesyłane.

3a. Nazwy miejsc przez OpenStreetMap (opcjonalnie)

Opcja „Ustalaj nazwy miejsc przez OpenStreetMap” jest domyślnie wyłączona. Po jej włączeniu w ustawieniach współrzędne GPS zapisane w zdjęciach są przekazywane do usługi Nominatim fundacji OpenStreetMap, aby uzyskać nazwy miejsc, regionów i krajów. Same zdjęcia nie są przesyłane. Jeżeli dodatkowo wybrana jest AI w chmurze, ustalone nazwy miejsc (aż do poziomu ulicy lub budynku) są przekazywane do tej AI w chmurze wraz ze zdjęciami lub dokumentami; surowe współrzędne GPS nie są przekazywane do AI.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda przez włączenie opcji).
• Odbiorca: OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Wielka Brytania.
• Przekazywane dane: współrzędne geograficzne (szerokość/długość), język interfejsu, wersja programu oraz technicznie niezbędne dane połączenia (m.in. adres IP).
• Odwołanie: opcję można w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach w sekcji „Prywatność”; nazwy miejsc można wpisać ręcznie.
• Atrybucja: dane o miejscach © OpenStreetMap contributors, dostępne na licencji Open Database License (ODbL).

3b. Synteza mowy z użyciem głosów Edge (opcjonalnie)

Jeśli użytkownik wyraźnie wybierze głosy Edge dla pokazu slajdów lub podcastu (domyślnie: brak lektora lub głosy Windows), tekst do odczytania (tekst narracji lub scenariusz podcastu) jest przekazywany do internetowej usługi syntezy mowy firmy Microsoft.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda przez aktywny wybór głosów Edge).
• Odbiorca: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA; możliwe przetwarzanie danych poza UE/EOG; przekazywanie danych do USA zgodnie z opisem w sekcji 3.
• Przekazywane dane: tekst do odczytania, wybrany głos oraz technicznie niezbędne dane połączenia (m.in. adres IP).
• Wybór pozostaje zapisany do czasu jego zmiany.
• Alternatywa: głosy Windows i Chatterbox działają całkowicie lokalnie.

3c. Instalacja Chatterbox (opcjonalnie)

Po wyrażeniu zgody na Chatterbox Oprogramowanie pobiera z internetu niezbędne komponenty: Pythona 3.11 z nuget.org (oficjalny pakiet Python Software Foundation, tylko jeśli Python nie jest jeszcze zainstalowany), pakiety Pythona z Python Package Index (PyPI) i download.pytorch.org (tylko przy karcie graficznej NVIDIA) oraz modele mowy i znaków wodnych z Hugging Face, a przy pierwszym wczytaniu modelu mowy także słownik do podziału tekstu chińskiego (spacy-pkuseg, ok. 35 MB) z github.com. Przy tym do tych dostawców przekazywane są technicznie niezbędne dane połączenia (m.in. adres IP). Treści plików użytkownika ani nagrania głosu nie są przesyłane. Po instalacji Oprogramowanie wczytuje modele wyłącznie z pamięci lokalnej; połączenie z Hugging Face jest nawiązywane już tylko wtedy, gdy model jest niekompletny i musi zostać pobrany ponownie.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na Chatterbox).
• Odbiorcy: Python Software Foundation (USA), Microsoft Corporation (USA, nuget.org), PyTorch Foundation / Linux Foundation (USA), Hugging Face Inc. (USA), GitHub Inc. (USA, Microsoft) oraz ich usługodawcy odpowiedzialni za dostarczanie treści (CDN).

3d. Zakup i sprawdzanie licencji przez Microsoft Store

Przy zakupie przez Microsoft Store firma Microsoft przetwarza dane dotyczące zakupu i konta na własną odpowiedzialność, zgodnie z własną polityką prywatności. Aby ustalić, czy kupiono „Archivalis Pro”, Oprogramowanie sprawdza licencję przez interfejs sklepu w systemie Windows (przy uruchomieniu programu, przy otwarciu funkcji Pro i przy zakupie); na to zapytanie odpowiada Windows lub Microsoft Store na podstawie zalogowanego konta Microsoft. Nie są przy tym przekazywane żadne pliki, treści plików ani dane o użytkowaniu do Dostawcy ani do firmy Microsoft; Dostawca nie otrzymuje żadnych danych osobowych. Początek okresu testowego i ostatni znany wynik sprawdzenia licencji są zapisywane wyłącznie lokalnie na urządzeniu. Po udanym sortowaniu Oprogramowanie może jednorazowo wyświetlić okno oceny Microsoft Store; ocena jest dobrowolna. Samo Oprogramowanie nie sprawdza aktualizacji; aktualizacje rozprowadza Microsoft Store.

4. Przetwarzanie lokalne i miejsce przechowywania danych

Klucze API, ustawienia oraz przykłady wyuczone z wcześniejszych sortowań (m.in. nazwy plików, ścieżki folderów, nazwy nadawców i tytuły, przypisania wykonawców do gatunków) są przechowywane wyłącznie lokalnie i w postaci niezaszyfrowanej w katalogu danych aplikacji konta użytkownika; znajduje się tam również własna biblioteka muzyczna do pokazów slajdów. Pobrane modele mowy i znaków wodnych znajdują się w pamięci podręcznej Hugging Face konta użytkownika (%USERPROFILE%\.cache\huggingface). Słownik do tekstu chińskiego znajduje się w %USERPROFILE%\.pkuseg. Próbki głosu do klonowania (dołączone szablony, własne nagrania i zaimportowane pliki audio) znajdują się w folderze „Muzyka\ArchivalisAI\Stimmen” konta użytkownika. Folder ten celowo pozostaje po odinstalowaniu programu, aby głosy nie zostały utracone; można go w każdej chwili usunąć w ustawieniach w sekcji „Lokalna AI i mowa” przyciskiem „Usuń wszystkie głosy” lub samodzielnie w Eksploratorze plików. Pojedyncze głosy usuwa się w aplikacji przyciskiem „Usuń”. Przy usuwaniu z aplikacji pliki są przenoszone do Kosza systemu Windows. Dane te nie są przekazywane do administratora.

5. Klonowanie głosu — uwagi szczególne

Funkcja Chatterbox TTS może przetwarzać biometryczne cechy głosu (profile głosowe). Są one uznawane za szczególną kategorię danych osobowych zgodnie z art. 9 RODO. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na urządzeniu użytkownika; nie następuje przekazanie tych danych do administratora. Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za zapewnienie właściwej podstawy prawnej (w szczególności wyraźnej zgody osoby, której głos jest klonowany) — patrz również § 6 Regulaminu. Zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta. Zgoda obejmuje jednocześnie instalację Chatterbox (patrz sekcja 3c); można ją w każdej chwili wycofać w ustawieniach w sekcji „Lokalna AI i mowa”, po czym Chatterbox zostaje zamknięty i nie jest już uruchamiany automatycznie.

6. Dane zbierane na tej stronie internetowej

Podczas odwiedzania https://archivalis-ai.com serwer WWW zapisuje w plikach dziennika serwera technicznie niezbędne dane dostępowe (adres IP, datę i godzinę, wywołaną stronę, typ przeglądarki). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i stabilnym działaniu strony). Strona jest utrzymywana przez Netlify, Inc., 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA, z którym zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Przekazywanie danych do USA opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework, w ramach którego Netlify posiada certyfikację, a uzupełniająco na standardowych klauzulach umownych. Pliki dziennika są usuwane przez Netlify, gdy nie są już potrzebne do bezpiecznego i stabilnego działania strony oraz do wykrywania i odpierania ataków. Netlify nie podaje stałego okresu przechowywania; obowiązuje polityka prywatności Netlify (https://www.netlify.com/privacy/). Nie są ustawiane żadne pliki cookie do celów analitycznych ani reklamowych i nie są używane żadne usługi śledzące.

7. Kontakt

Jeśli skontaktujesz się z nami e-mailem (np. pod adresem contact@archivalis-ai.com), przesłane dane (adres e-mail, imię i nazwisko, treść zapytania) są przechowywane w celu obsługi zapytania oraz na wypadek pytań uzupełniających (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Nie przekazujemy tych danych bez Twojej zgody.

8. Prawa użytkownika

Zgodnie z RODO użytkownikowi przysługują następujące prawa, o ile dane osobowe są przetwarzane bezpośrednio przez administratora (a nie przez wybranych przez użytkownika dostawców zewnętrznych):

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO)
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)

Ponieważ przetwarzanie odbywa się przede wszystkim lokalnie na urządzeniu użytkownika, administrator w większości przypadków nie ma bezpośredniego dostępu do danych użytkownika — powyższe prawa dotyczą zatem głównie danych konfiguracyjnych, którymi użytkownik może zarządzać bezpośrednio w aplikacji, oraz danych z kontaktu z nami.

9. Okres przechowywania danych

Klucze API i ustawienia pozostają na urządzeniu użytkownika do momentu ich usunięcia lub odinstalowania aplikacji (w przypadku instalatora Windows tylko wtedy, gdy na pytanie „Czy usunąć również Twoje dane osobowe?” („Ihre persönlichen Daten ebenfalls löschen?”) zostanie udzielona odpowiedź „Tak”). Próbki głosu w folderze „Muzyka\ArchivalisAI\Stimmen”, posortowane pliki oraz foldery kosza Archivalis pozostają zachowane również po odinstalowaniu aplikacji (patrz sekcja 4). Środowisko Chatterbox wraz z rozpakowanym dla niego środowiskiem uruchomieniowym Pythona (%USERPROFILE%\ArchivalisAI_Chatterbox, w starszych instalacjach %APPDATA%\ArchivalisAI_Chatterbox_VENV) jest usuwane po potwierdzeniu przez instalator Windows, ale nie przy odinstalowaniu aplikacji ze Sklepu. W pozostałych przypadkach pozostaje ono zachowane, podobnie jak pobrane modele (%USERPROFILE%\.cache\huggingface, %USERPROFILE%\.pkuseg) oraz wersja Pythona zainstalowana ewentualnie przez wcześniejsze wersje; można je usunąć ręcznie. Administrator nie przechowuje żadnych z tych danych na własnych serwerach.

10. Kontakt w sprawach ochrony danych

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt: contact@archivalis-ai.com