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Datenschutzerklärung

Stand: 1. Oktober 2026 (Version 1.9.1)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Andreas Paul Galinski
Andreas Galinski IT-Dienstleistungen & Softwareentwicklung (Archivalis-AI)
Höher Weg 23
58511 Lüdenscheid
Deutschland
E-Mail: contact@archivalis-ai.com
Telefon: +49 177 633 8633

2. Grundsatz: Privacy by Design

Archivalis Ai - Files wurde nach dem Prinzip „Privacy by Design“ entwickelt. Die Verarbeitung der Dateien erfolgt so weit wie möglich lokal auf dem Endgerät. Die Software sendet von sich aus keine Telemetrie- oder Nutzungsdaten.

Sobald in den Einstellungen unter „KI-Anbieter“ eine Cloud-KI gewählt und ein eigener API-Schlüssel hinterlegt wird – oder bei der Einstellung „Automatisch“ mangels eingerichteter lokaler KI ein hinterlegter Cloud-Schlüssel verwendet wird –, werden die zur Verarbeitung vorgesehenen Inhalte (z. B. Dokumenttext, Bilder bzw. Videostandbilder) sowie zugehörige Metadaten an den gewählten Anbieter übertragen – je nach Funktion z. B. Dateiname, Namen übergeordneter Ordner, die vorhandene Ordnerstruktur des Zielordners, Musik-Tags (Interpret, Titel, Album, Jahr, Genre, Titelnummer), aus früheren Sortierläufen gelernte Beispiele (Korrekturen, Absender- und Titelnamen) sowie bei aktivierter Ortsermittlung (Abschnitt 3a) die ermittelten Ortsnamen. Bilder werden dabei neu kodiert, sodass darin eingebettete Metadaten (z. B. EXIF-Aufnahmedaten mit GPS-Koordinaten) nicht übertragen werden; Dokumente werden als Text übermittelt. Bei der KI-Zusammenfassung einzelner Audio- und Videodateien wird die Datei selbst einschließlich darin eingebetteter Metadaten übertragen. Bei ausschließlicher Nutzung lokaler Modelle sowie von Chatterbox- oder Windows-Stimmen verlassen keine Inhalte das Gerät (Ausnahmen: Abschnitte 3a bis 3c).

3. Optionale Cloud-KI-Dienste (Drittanbieter)

Wenn eigene API-Schlüssel für Cloud-KI-Dienste hinterlegt werden (z. B. Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude) und die Cloud-KI als KI-Anbieter gewählt wird, werden die zur Verarbeitung vorgesehenen Inhalte an den jeweiligen Anbieter übermittelt.

3a. Ortsnamen über OpenStreetMap (optional)

Die Funktion „Ortsnamen über OpenStreetMap ermitteln“ ist standardmäßig deaktiviert. Wird sie in den Einstellungen aktiviert, werden die in den Fotos gespeicherten GPS-Koordinaten an den Nominatim-Dienst der OpenStreetMap Foundation übermittelt, um daraus Orts-, Regions- und Ländernamen zu gewinnen. Die Fotos selbst werden dabei nicht übertragen. Ist zusätzlich eine Cloud-KI gewählt, werden die ermittelten Ortsnamen (bis hin zu Straße bzw. Gebäude) zusammen mit den Bildern bzw. Dokumenten an diese Cloud-KI übermittelt; rohe GPS-Koordinaten werden der KI nicht übergeben.

3b. Sprachausgabe mit Edge-Stimmen (optional)

Werden bei Slideshow oder Podcast ausdrücklich die Edge-Stimmen gewählt (voreingestellt sind keine Sprachausgabe bzw. die Windows-Stimmen), wird der zu sprechende Text (Erzähltext bzw. Podcast-Skript) zur Sprachsynthese an den Online-Sprachdienst von Microsoft übermittelt.

3c. Installation von Chatterbox (optional)

Mit der Chatterbox-Einwilligung lädt die Software die dafür nötigen Komponenten aus dem Internet: Python 3.11 über nuget.org (offizielles Paket der Python Software Foundation, nur wenn noch kein Python vorhanden ist), Python-Pakete über den Python Package Index (PyPI) und download.pytorch.org (nur bei NVIDIA-Grafikkarte) sowie die Sprach- und Wasserzeichenmodelle von Hugging Face, beim ersten Laden des Sprachmodells außerdem ein Wörterbuch zur Zerlegung chinesischer Texte (spacy-pkuseg, ~35 MB) von github.com. Dabei werden technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse) an diese Anbieter übermittelt. Inhalte der Dateien oder Stimmaufnahmen werden nicht übertragen. Nach der Einrichtung lädt die Software die Modelle nur noch aus dem lokalen Speicher; eine Verbindung zu Hugging Face entsteht dann nur noch, falls ein Modell unvollständig ist und nachgeladen werden muss.

3d. Kauf und Lizenzprüfung über den Microsoft Store

Beim Kauf über den Microsoft Store verarbeitet Microsoft die Kauf- und Kontodaten in eigener Verantwortung nach den eigenen Datenschutzbestimmungen. Um festzustellen, ob „Archivalis Pro“ gekauft wurde, fragt die Software die Lizenz über die Store-Schnittstelle von Windows ab (beim Programmstart, beim Aufruf einer Pro-Funktion und beim Kauf); diese Abfrage beantworten Windows bzw. der Microsoft Store anhand des angemeldeten Microsoft-Kontos. Dabei werden keine Dateien, Dateiinhalte oder Nutzungsdaten an den Anbieter oder an Microsoft übermittelt; der Anbieter erhält keine personenbezogenen Daten. Der Beginn des Testzeitraums und das zuletzt bekannte Ergebnis der Lizenzprüfung werden nur lokal auf dem Gerät gespeichert. Nach einem erfolgreichen Sortiervorgang kann die Software einmalig das Bewertungsfenster des Microsoft Store anzeigen; eine Bewertung ist freiwillig. Eine Update-Prüfung durch die Software selbst findet nicht statt; Updates verteilt der Microsoft Store.

4. Lokale Verarbeitung & Speicherorte

API-Schlüssel, Einstellungen und aus früheren Sortierläufen gelernte Beispiele (u. a. Dateinamen, Ordnerpfade, Absender- und Titelnamen, Künstler-Genre-Zuordnungen) werden ausschließlich lokal und unverschlüsselt im App-Datenverzeichnis des Benutzerkontos gespeichert; dort liegt auch die eigene Musikbibliothek für Slideshows. Die heruntergeladenen Sprach- und Wasserzeichenmodelle liegen im Hugging-Face-Zwischenspeicher des Benutzerkontos (%USERPROFILE%\.cache\huggingface). Das Wörterbuch für chinesische Texte liegt in %USERPROFILE%\.pkuseg. Stimmproben für das Voice Cloning (mitgelieferte Vorlagen, eigene Aufnahmen und importierte Audiodateien) liegen im Ordner „Musik\ArchivalisAI\Stimmen“ des Benutzerkontos. Dieser Ordner bleibt bei einer Deinstallation bewusst erhalten, damit die Stimmen nicht verloren gehen; er kann jederzeit in den Einstellungen unter „Lokale KI & Sprachausgabe“ über „Alle Stimmen löschen“ oder selbst im Explorer gelöscht werden. Einzelne Stimmen werden in der App über „Entfernen“ gelöscht. Beim Löschen aus der App werden die Dateien in den Windows-Papierkorb verschoben. Es erfolgt keine Übertragung dieser Daten an den Verantwortlichen.

5. Voice Cloning – besondere Hinweise

Die Chatterbox-TTS-Funktion kann biometrische Sprachmerkmale (Stimmprofile) verarbeiten. Diese gelten als besondere Kategorie personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich lokal auf dem Gerät; eine Übertragung an den Verantwortlichen findet nicht statt. Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, dass eine Rechtsgrundlage (insbesondere die ausdrückliche Einwilligung der Person, deren Stimme geklont wird) vorliegt, siehe auch § 6 der Nutzungsbedingungen. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar. Die Einwilligung umfasst zugleich die Installation von Chatterbox (siehe Abschnitt 3c); sie kann jederzeit in den Einstellungen unter „Lokale KI & Sprachausgabe“ widerrufen werden, woraufhin Chatterbox beendet und nicht mehr automatisch gestartet wird.

6. Datenerfassung auf dieser Webseite

Beim Aufruf von https://archivalis-ai.com erhebt der Webserver die technisch notwendigen Zugriffsdaten in Server-Logfiles (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Website wird bei Netlify, Inc., 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA betrieben, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, nach dem Netlify zertifiziert ist, ergänzend auf die Standardvertragsklauseln. Die Logfiles werden von Netlify gelöscht, sobald sie für einen sicheren und stabilen Betrieb sowie die Erkennung und Abwehr von Angriffen nicht mehr erforderlich sind. Eine feste Speicherfrist nennt Netlify nicht; es gilt die Datenschutzerklärung von Netlify (https://www.netlify.com/privacy/). Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt und keine Tracking-Dienste eingebunden.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. unter contact@archivalis-ai.com), werden Ihre übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt Ihrer Anfrage) zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO bestehen folgende Rechte, soweit personenbezogene Daten durch den Verantwortlichen selbst (nicht durch gewählte Drittanbieter) verarbeitet werden:

Da die Verarbeitung überwiegend lokal auf dem Gerät stattfindet, hat der Verantwortliche in den meisten Fällen keinen eigenen Zugriff auf die Daten – die genannten Rechte betreffen daher primär die Konfigurationsdaten, die direkt in der App verwaltet und gelöscht werden können, sowie Daten aus der Kontaktaufnahme.

9. Speicherdauer

API-Schlüssel und Einstellungen verbleiben auf dem Gerät, bis sie gelöscht werden oder die App deinstalliert wird (beim Windows-Installer nur, wenn die Frage „Ihre persönlichen Daten ebenfalls löschen?“ mit „Ja“ beantwortet wird). Stimmproben im Ordner „Musik\ArchivalisAI\Stimmen“, sortierte Dateien und die Archivalis-Papierkorb-Ordner bleiben auch nach einer Deinstallation erhalten (siehe Abschnitt 4). Die Chatterbox-Umgebung samt der dafür entpackten Python-Laufzeit (%USERPROFILE%\ArchivalisAI_Chatterbox, bei älteren Installationen %APPDATA%\ArchivalisAI_Chatterbox_VENV) wird beim Windows-Installer auf Nachfrage entfernt, bei der Store-App nicht. Sie, die heruntergeladenen Modelle (%USERPROFILE%\.cache\huggingface, %USERPROFILE%\.pkuseg) und eine von früheren Versionen installierte Python-Version bleiben sonst erhalten und können manuell gelöscht werden. Der Verantwortliche speichert keine dieser Daten auf eigenen Servern.

10. Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen zum Datenschutz: contact@archivalis-ai.com