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Impressum

Stand: 1. Oktober 2026 (Version 1.9.1)

Angaben gemäß § 5 DDG (vormals TMG)

Inhaber: Andreas Paul Galinski
Geschäftsbezeichnung: Andreas Galinski IT-Dienstleistungen & Softwareentwicklung
Software & Marke: Archivalis AI
Höher Weg 23
58511 Lüdenscheid
Deutschland

Telefon: +49 177 633 8633
E-Mail: contact@archivalis-ai.com
Webseite: https://archivalis-ai.com | Produktseite: https://archivalis-ai.com/files

Verantwortlich für den Inhalt (§ 18 Abs. 2 MStV): Andreas Paul Galinski (Anschrift wie oben)

Gewerbeanmeldung: Einzelunternehmen / Kleingewerbe gemäß § 14 GewO, erteilt durch die Stadt Lüdenscheid am 03.09.2026. Kein Eintrag im Handelsregister.

Gesetzliche Unfallversicherung: Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG), Unternehmensnummer: 4032 1416 2929 001

Umsatzsteuer: Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Wirtschafts-Identifikationsnummer: DE465151793-00001 (nach § 139c AO)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): DE465151793 (nach § 27a UStG)

Streitschlichtung:
Ich bin nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. (Die frühere EU-Plattform zur Online-Streitbeilegung wurde von der Europäischen Kommission am 20. Juli 2025 dauerhaft eingestellt; ein Verweis darauf entfällt deshalb hier bewusst.)

Nutzungsbedingungen (AGB / EULA)

Diese Endnutzer-Lizenzvereinbarung (nachfolgend „EULA” oder „Nutzungsbedingungen”) ist ein rechtsgültiger Vertrag zwischen dir (als natürliche Person, die als Verbraucher handelt, oder als Unternehmer) und dem Anbieter (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1, Impressum). Mit der Installation, dem Kauf bzw. der Nutzung der Software erklärst du dich mit diesen Bedingungen einverstanden.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Software „Archivalis Ai - Files” (Desktop-Anwendung für Windows, inkl. Vertrieb über den Microsoft Store), nachfolgend „die Software”. Anbieter der Software ist Andreas Paul Galinski (Andreas Galinski IT-Dienstleistungen & Softwareentwicklung / Archivalis AI), Höher Weg 23, 58511 Lüdenscheid, Deutschland, E-Mail: contact@archivalis-ai.com, nachfolgend „der Anbieter”, „wir” oder „uns”.

§ 2 Leistungsbeschreibung

Die Software dient der Organisation, Analyse und Aufbereitung von Dateien. Sie umfasst insbesondere: das Erkennen inhaltsgleicher Dateien (Duplikate), das Sortieren von Fotos und Videos nach Aufnahmedatum, das Sortieren und Umbenennen von Dokumenten und Musik mit Unterstützung eines KI-Modells, die KI-gestützte Analyse von Dokumenten (z. B. Zusammenfassungen, Aufgabenlisten, Podcast-Skripte) sowie die Erstellung von Slideshows/Videos und Audiodateien mit synthetischer Sprachausgabe einschließlich optionaler Stimmklonung. Die Texterkennung in gescannten Dokumenten erfolgt lokal. Einzelne Funktionen (z. B. Duplikaterkennung, Sortierung nach Aufnahmedatum) arbeiten ohne KI.

Die Software wird kostenlos bereitgestellt. Kostenlos und zeitlich unbeschränkt nutzbar sind insbesondere die Dateiliste mit Vorschau, die Duplikaterkennung, das Sortieren von Fotos und Videos nach Aufnahmedatum, das Sortieren von Musik anhand vorhandener Tags und Dateinamen, Umbenennen, Filtern und der Papierkorb-Ordner sowie die Vertonung selbst geschriebener Podcast-Skripte mit Windows- oder Edge-Stimmen. Die KI-Funktionen (Sortieren, Benennen und Analysieren von Dokumenten, KI-Erkennung von Musikangaben, KI-Podcast-Skripte), der Slideshow-Generator und die lokale Sprachausgabe Chatterbox einschließlich Stimmklonung (nachfolgend „Pro-Funktionen“) werden durch die Erweiterung „Archivalis Pro“ freigeschaltet (§ 3).

Die KI-Funktionen setzen voraus, dass der Nutzer entweder ein lokales KI-Modell über eine separat zu installierende Drittsoftware (z. B. LM Studio, Ollama) bereitstellt oder einen eigenen API-Schlüssel eines Cloud-Anbieters hinterlegt; beides ist nicht Bestandteil der Software. Ohne diese Voraussetzungen stehen die KI-Funktionen nicht zur Verfügung. Die lokale Sprachausgabe mit Stimmklonung (Chatterbox) wird auf Wunsch nachinstalliert (ca. 4 GB, Internetverbindung erforderlich) und arbeitet ohne NVIDIA-Grafikkarte erheblich langsamer.

Für die KI-Funktionen kann der Nutzer wählen zwischen:

Beim Sortieren von Musik kann die Software die erkannten Angaben (Interpret, Titel, Album, Albuminterpret, Erscheinungsjahr, Genre und Titelnummer) auf Wunsch des Nutzers in die Metadaten (Tags) der jeweiligen Audiodatei schreiben. Die Funktion lässt sich in den Einstellungen und vor jedem Sortiervorgang im Prüffenster abschalten. Die Tonspur wird dabei nicht neu kodiert; vor dem Ersetzen der Datei prüft die Software, dass die Audiodaten unverändert und ein eingebettetes Cover erhalten geblieben sind, andernfalls bleibt die Datei unverändert. Bisherige Werte der geänderten Felder werden überschrieben. Die Angaben beruhen auf vorhandenen Tags, dem Dateinamen und Vorhersagen des gewählten KI-Modells und können fehlerhaft sein; der Nutzer kann sie vor dem Schreiben im Prüffenster kontrollieren und korrigieren.

§ 3 Vertragsgegenstand und Bezug über Vertriebsplattformen

(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die zeitlich unbefristete, kostenlose Überlassung der Software in ihrer aktuellsten, über die jeweilige Vertriebsplattform verfügbaren Version zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses, sowie die Einräumung der in § 4 spezifizierten Nutzungsrechte. Die Pro-Funktionen (§ 2) werden durch den einmaligen Kauf der Erweiterung „Archivalis Pro“ über die jeweilige Vertriebsplattform dauerhaft freigeschaltet (Einzelkauf, kein Abonnement, keine automatische Verlängerung); der Preis wird dort vor dem Kauf angezeigt. Die Freischaltung gilt für das Konto, mit dem gekauft wurde, im Rahmen der Bedingungen der Vertriebsplattform.

(1a) Vor dem Kauf können die Pro-Funktionen einmalig 14 Tage kostenlos getestet werden. Der Testzeitraum beginnt erst, wenn der Nutzer ihn in der Software startet, und endet automatisch, ohne Kosten und ohne dass eine Kündigung nötig ist. Nach dem Ende des Testzeitraums bleiben die kostenlosen Funktionen, alle Dateien des Nutzers und die bereits erstellten Ergebnisse (z. B. sortierte Dateien, Videos, Audiodateien) uneingeschränkt erhalten und nutzbar.

(2) Der Bezug der Software sowie die gesamte Zahlungsabwicklung erfolgen über autorisierte Vertriebsplattformen oder Wiederverkäufer (insbesondere den Microsoft Store, ergänzend auch über einen Merchant of Record wie z. B. Creem, sofern und soweit dieser Vertriebsweg vom Anbieter eröffnet wird). Für Zahlungsabwicklung, Account-Verwaltung und Rückerstattungen (Refund Policy) gelten ergänzend und vorrangig die jeweiligen Verkaufs- und Nutzungsbedingungen des Plattformbetreibers bzw. Wiederverkäufers. Bei einem Bezug über den Microsoft Store gelten für Rückgaben und Erstattungen die Richtlinien von Microsoft (Microsoft-Konto → Zahlungen & Abrechnung → Bestellverlauf); bei einem Bezug über eine andere Plattform gilt deren Rückgabeverfahren. Das gesetzliche Widerrufsrecht für Verbraucher erlischt bei digitalen Inhalten, wenn mit der Ausführung des Vertrags begonnen wurde, nachdem der Verbraucher ausdrücklich zugestimmt und seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er dadurch sein Widerrufsrecht verliert (§ 356 Abs. 5 BGB); die Umsetzung erfolgt im Bestellprozess der jeweiligen Plattform.

(3) Soweit der Plattformbetreiber oder Wiederverkäufer (z. B. die Microsoft Corporation oder ein Merchant of Record wie Creem) nicht ausdrücklich selbst als Lizenzgeber auftritt, ist er keine Partei dieser EULA. Er ist weder verpflichtet, Wartungs- oder Supportdienstleistungen für diese Software bereitzustellen, noch haftet er für Produktschäden, Mängel oder die Verletzung geistigen Eigentums durch die Software, sofern zwingendes Recht nichts anderes bestimmt. Diese Nutzungsbedingungen des Anbieters gelten ergänzend, soweit sie den Bedingungen der jeweiligen Plattform nicht widersprechen.

§ 4 Einräumung von Nutzungsrechten und Nutzungsbeschränkungen

(1) Die Software wird lizenziert, nicht verkauft. Unter der Voraussetzung der Einhaltung dieser EULA räumt der Anbieter dem Nutzer ein einfaches (nicht-ausschließliches), räumlich unbeschränktes, jedoch nicht unterlizenzierbares und nicht übertragbares Recht ein, die Software für persönliche oder interne geschäftliche Zwecke im Rahmen ihrer Funktionalität zu nutzen, und, sofern die Software über den Microsoft Store bezogen wurde, zusätzlich im Rahmen der dort geltenden Standard Application License Terms.

(2) Es ist dem Nutzer ausdrücklich untersagt:

§ 5 Nutzungsvoraussetzungen

Volljährige dürfen die Software uneingeschränkt nutzen. Minderjährige dürfen sie nur mit Zustimmung eines Erziehungsberechtigten nutzen.

§ 6 Spezifische Bestimmungen für Künstliche Intelligenz (KI) gemäß EU AI Act

(1) Die Software enthält Funktionen, die auf KI-Systemen basieren (u. a. zur Dateiverwaltung, Analyse, Zusammenfassung, Sprachsynthese und Inhaltserstellung). Der Nutzer wird hiermit gemäß Art. 50 EU AI Act (Transparenzpflichten) darüber informiert, dass er mit einem KI-System interagiert.

(2) Maschinenlesbare Kennzeichnung: Von der Software erzeugte Audioinhalte (Sprachausgabe in Slideshow und Podcast sowie die Tonspur erzeugter Slideshow-Videos) werden mit einem unhörbaren Wasserzeichen versehen, um sie als künstlich erzeugt nachweisbar zu machen, sofern der lokale Wasserzeichen-Dienst verfügbar ist; dieser wird zusammen mit Chatterbox eingerichtet. Ist er nicht eingerichtet oder nicht erreichbar, entstehen die Audioinhalte ohne Wasserzeichen. Dem Nutzer ist es untersagt, diese Markierungen mutwillig zu entfernen, zu verfälschen oder technische Maßnahmen zu ergreifen, die ihre Erkennbarkeit verschleiern.

(3) Offenlegungspflichten bei Veröffentlichung (Deepfakes & Text): Soweit der Nutzer die Software verwendet, um KI-generierte oder -manipulierte Bild-, Audio- oder Videoinhalte, die realen Personen oder Ereignissen ähneln (Deepfakes), oder Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu erstellen und diese der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, ist der Nutzer als Betreiber (Deployer) nach Art. 50 Abs. 4 EU AI Act verpflichtet, diese Inhalte klar und unmissverständlich als künstlich erzeugt zu kennzeichnen. Die Erfüllung dieser gesetzlichen Kennzeichnungspflicht gegenüber Dritten obliegt allein dem Nutzer.

(4) Voice Cloning: Der Nutzer verpflichtet sich, Stimmklon-Funktionen nur mit der eigenen Stimme oder mit ausdrücklicher, jederzeit widerrufbarer Zustimmung der betroffenen Person zu nutzen. Untersagt ist die Erstellung von Audioinhalten zu Täuschungs-, Betrugs- (z. B. „Enkeltrick”), Diffamierungs- oder Desinformationszwecken sowie zur Erstellung schädlicher Deepfakes. Die Einwilligung in die Voice-Cloning-Funktion ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung der übrigen Funktionen der Software; sie kann jederzeit in den Einstellungen unter „Lokale KI & Sprachausgabe“ widerrufen werden. Die Chatterbox-Einwilligung umfasst die Installation von Chatterbox (siehe Datenschutzerklärung Abschnitt 3c) und die Stimmklon-Funktion; nach einem Widerruf wird Chatterbox beendet und nicht mehr automatisch gestartet.

(5) Ein Verstoß gegen die Absätze (2) bis (4) sowie die Nutzung der KI-Funktionen zur Generierung diffamierender, gewaltverherrlichender, obszöner oder rechtsverletzender Inhalte (insbesondere Urheber- und Persönlichkeitsrechte) ist strengstens untersagt und berechtigt den Anbieter zur fristlosen Kündigung der Lizenz.

§ 7 Automatisierte Dateiverarbeitung

Die Software verschiebt, sortiert und benennt Dateien auf Basis von KI-Vorhersagen und kann Metadaten in Audiodateien schreiben (§ 2). Für Schäden durch fehlerhafte Kategorisierung, Umbenennung, Verschiebung oder geänderte Metadaten haftet der Anbieter nach Maßgabe von § 11. Die Software überschreibt beim Sortieren keine vorhandenen Dateien (gleichnamige Dateien werden durchnummeriert) und löscht nicht endgültig; inhaltsgleiche Duplikate und zum Löschen markierte Dateien werden in einen Papierkorb-Ordner verschoben. Nutzern wird dringend empfohlen, vor produktivem Einsatz die Option „Dateien kopieren statt verschieben“ zu verwenden und regelmäßige Sicherungen der eigenen Daten vorzuhalten; unterlässt der Nutzer dies, kann ihn ein Mitverschulden treffen (§ 254 BGB).

§ 8 Datenschutz und Verarbeitung eigener Daten durch den Nutzer

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten des Nutzers erhebt, erfolgt dies gemäß der Datenschutzerklärung des Anbieters (siehe Abschnitt 3 dieser Seite bzw. archivalis-ai.com/privacy).

(2) Verarbeitet der Nutzer mithilfe der Software (insbesondere der lokalen KI-Funktionen) eigene Dateien und Dokumente, in denen personenbezogene Daten Dritter (z. B. Namen, biometrische Daten, Stimmaufzeichnungen) enthalten sind, so agiert der Nutzer in Bezug auf diese Daten als alleiniger datenschutzrechtlicher Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(3) Der Anbieter hat keinen Zugriff auf die lokal verarbeiteten Dateien des Nutzers. Der Nutzer sichert zu, dass er über alle erforderlichen Rechtsgrundlagen (z. B. ausdrückliche Einwilligungen nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO für besondere Datenkategorien) verfügt, um diese Daten durch die Software verarbeiten zu lassen. Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaft datenschutzwidrigen Nutzung der Software durch den Nutzer beruhen.

§ 9 Aktualisierungen (Updates)

(1) Für Verbraucher (§ 327f BGB): Handelt der Nutzer als Verbraucher im Sinne des § 13 BGB, stellt der Anbieter Aktualisierungen, die zum Erhalt der Vertragsmäßigkeit der Software erforderlich sind (insbesondere Sicherheitsaktualisierungen und fehlerbehebende Patches), für den Zeitraum bereit, den der Verbraucher aufgrund der Art und des Zwecks der Software vernünftigerweise erwarten kann. Der Anbieter informiert den Nutzer über die jeweilige Vertriebsplattform (z. B. den Microsoft Store) bzw. auf der Produktseite https://archivalis-ai.com/files über bereitstehende Updates.

(2) Installation von Aktualisierungen: Installiert der Nutzer eine bereitgestellte Aktualisierung nicht innerhalb einer angemessenen Frist, haftet der Anbieter nicht für einen Mangel, der allein auf das Fehlen dieser Aktualisierung zurückzuführen ist, sofern der Anbieter über die Verfügbarkeit der Aktualisierung und die Folgen einer unterlassenen Installation informiert hat und die unterlassene oder fehlerhafte Installation nicht auf einer mangelhaften Installationsanleitung beruht.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, über den bloßen Erhalt der Vertragsmäßigkeit hinausgehende Funktionsänderungen (Upgrades, Redesigns) an der Software vorzunehmen, sofern dem Nutzer hierdurch keine zusätzlichen Kosten entstehen. Voraussetzung ist ein triftiger Grund (z. B. Anpassung an neue technische Umgebungen, Sicherheit oder geänderte Rechtslage) und eine klare Information des Nutzers. Beeinträchtigt eine solche Änderung die Zugriffsmöglichkeit oder Nutzbarkeit mehr als nur unerheblich, kann der Verbraucher den Vertrag nach Maßgabe von § 327r Abs. 3 und 4 BGB innerhalb von 30 Tagen unentgeltlich beenden.

§ 10 Gewährleistung (Mängelhaftung)

(1) Für Verbraucher: Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften, insbesondere die Bestimmungen über Verbraucherverträge für digitale Produkte gemäß den §§ 327 ff. BGB.

(2) Für Unternehmer (B2B): Handelt der Nutzer als Unternehmer (§ 14 BGB), juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, gilt Abweichendes: a) Mängelansprüche des Unternehmers verjähren innerhalb von 12 Monaten ab Bereitstellung der Software. b) Die Software weist nur dann einen Sachmangel auf, wenn sie erheblich von der auf der jeweiligen Vertriebsplattform (z. B. im Microsoft Store) veröffentlichten Funktionsbeschreibung abweicht; öffentliche Äußerungen, Anpreisungen oder werbliche Aussagen Dritter bleiben außer Betracht. c) Ein gesetzlicher Regressanspruch gemäß § 327u BGB bleibt hiervon unberührt, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

(3) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die KI-generierten Outputs der Software in jedem Fall sachlich richtig, fehlerfrei oder für den vom Nutzer intendierten Zweck geeignet sind. Künstliche Intelligenz arbeitet probabilistisch; der Nutzer ist verpflichtet, die Ergebnisse vor einer kritischen oder geschäftlichen Weiterverwendung auf ihre Plausibilität und Richtigkeit zu prüfen.

§ 11 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet der Anbieter unbeschränkt, auch bei einer nur leicht fahrlässigen Pflichtverletzung.

(3) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung von vertragswesentlichen Pflichten (Kardinalpflichten — Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(4) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(5) Die Haftung nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes (ProdHaftG) sowie bei der Übernahme einer ausdrücklichen Beschaffenheitsgarantie oder bei arglistigem Verschweigen eines Mangels bleibt von den vorstehenden Haftungsbeschränkungen unberührt.

(6) Eine Umkehr der Beweislast zum Nachteil des Nutzers ist mit den vorstehenden Regelungen ausdrücklich nicht verbunden.

(7) Soweit die Schadensersatzhaftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch im Hinblick auf die persönliche Schadensersatzhaftung seiner Angestellten, Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

§ 12 Geistiges Eigentum

Alle Rechte an der Software (Quellcode, Design, Marke „Archivalis Ai - Files”) verbleiben beim Anbieter bzw. den jeweiligen Rechteinhabern. Dem Nutzer wird ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht im Rahmen des bestimmungsgemäßen Gebrauchs eingeräumt. Die Software enthält Komponenten Dritter, die unter eigenen Lizenzen stehen. Eine vollständige Übersicht findet sich in der Anwendung unter „Hilfe & Rechtliches” sowie in der Datei THIRD-PARTY-NOTICES.md im Unterordner resources\licenses des Installationsverzeichnisses. Insbesondere wird FFmpeg als eigenständiges Programm unter der GNU General Public License Version 3 mitgeliefert (siehe resources\licenses\ffmpeg\LICENSE.txt).

§ 13 Exportbeschränkungen

Die Software, einschließlich optional nachgeladener KI-Modelle, unterliegt möglicherweise den Export- und Importgesetzen verschiedener Jurisdiktionen (insbesondere der USA und der Europäischen Union). Der Nutzer verpflichtet sich, alle anwendbaren nationalen und internationalen Exportgesetze und -vorschriften einzuhalten, die auf die Software Anwendung finden. Dies umfasst auch Beschränkungen bezüglich der Endbenutzer, der Endnutzung und der Bestimmungsländer, einschließlich Embargos und Sanktionslisten.

§ 14 Streitbeilegung für Verbraucher (Information gemäß VSBG)

Der Anbieter ist weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

§ 15 Änderung der Nutzungsbedingungen

Änderungen dieser Nutzungsbedingungen werden dir in der App angezeigt und gelten für bestehende Verträge nur, wenn du ihnen zustimmst. Stimmst du nicht zu, gelten die bisherigen Bedingungen fort; du kannst die Software dann zu den bisherigen Bedingungen weiter nutzen und wählst dies in der App über „Nicht zustimmen – mit der bisherigen Fassung weiterarbeiten“.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Auf diesen Vertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem ein Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, bleiben von dieser Rechtswahl unberührt.

(2) Ist der Nutzer Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB), juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus oder im Zusammenhang mit dieser EULA ergebenden Streitigkeiten der Geschäftssitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.